Como controlar acessos quando um funcionário entra ou sai

O ciclo precisa definir quem solicita, quem aprova, quem executa e quem confirma. A entrada cria identidade e acessos mínimos; a mudança de função remove o que deixou de ser necessário antes de acrescentar novas permissões; a saída bloqueia acesso, preserva informação corporativa e transfere responsabilidades.

Cada pessoa deve utilizar sua própria identidade. Grupos por equipe ou responsabilidade tornam a concessão e a remoção mais previsíveis do que permissões individuais espalhadas por sites, pastas e aplicações.

Contas genéricas eliminam rastreabilidade e tornam o desligamento mais difícil. Endereços de equipe podem ser estruturados como caixas compartilhadas ou grupos sem exigir que várias pessoas usem a mesma senha.

Antes de remover uma licença ou excluir uma conta, confirme retenção necessária, responsáveis por e-mails de continuidade, propriedade de arquivos e participação em grupos, Teams, sites e aplicações. A ordem das ações importa.

Os critérios devem respeitar as políticas da empresa, obrigações aplicáveis e os recursos efetivamente contratados. Retenção, versionamento e backup não são sinônimos.

Crie uma frequência de revisão compatível com o risco e com a capacidade da empresa. Gestores e proprietários dos recursos precisam confirmar se grupos, convidados e compartilhamentos ainda fazem sentido.

Uma matriz simples com função, recurso, grupo, aprovador e responsável pela revisão já reduz dependência de memória e cria uma base para automatizar o processo depois.